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タレントマネジメントシステムとは、以下を始めとする従業員の各種情報をデータ化して一元管理するシステムのことです。
また、人材情報の見える化だけでなく、人事業務の自動化や効率化にも役立ちます。加えて、収集した各種データのクロス分析ができるため、人材配置や人材育成、離職率の低減などにも役立つシステムです。
タレントマネジメントシステムの管理範囲は、人事評価システムや人事管理システムよりも広いと言えます。他システムとの違いは、従業員の個人情報や評価のみだけでなく、それぞれの従業員の才能も管理する点です。
続いて、知っておきたいタレントマネジメントシステムの基本機能についてご紹介します。
人材情報の構築・管理機能では、個人情報以外に、以下を始めとする従業員の各種情報を登録し、データベース化して管理できます。
また、人事業務の自動化や効率化にも役立つ機能です。
データベースの分析機能は、人材配置・異動、将来的な人材過不足の予測などにも役立ちます。また、収集情報をグラフやチャートで表示できるため、評価会議用の資料作りなどの負担も軽減するでしょう。
データベースの検索機能を用いると、求める才能や適性を備えた従業員を容易に発見できます。また、ストレスチェックや満足度調査を始めとするアンケート機能を併用すれば、離職予備軍の早期発見も可能です。さらに、離職予備軍をリスト化し、個別面談等のフォローを実施するなどして、離職を未然に防ぐ活動にも繋げられます。
目標管理機能を用いると、目標を可視化できます。また、個人目標だけでなく、部署などの目標も表示可能です。いつでも容易に目標を確認できるため、日々、目標の進捗状況を意識・確認しながら活動できます。さらに、目標達成の過程で、上司が部下に適切な教育を実施する際にも役立つ機能です。
製品にもよりますが、システム上で従業員と評価者のコミュニケーションも可能です。中には、個別面談の実施に特化した機能を有するシステムもあります。
人事評価機能を用いれば、次の作業等を全てシステム上で行えるため、人事評価業務を効率化できます。
人事評価機能の内容は商品ごとに異なりますが、以下を始めとする、様々な人事評価手法を網羅的に対応できるタレントマネジメントシステムも存在します。
しかしながら、特定の評価手法のみを採用した商品や自由に評価手法をカスタマイズできる商品などもあります。
アンケート機能を使うと、以下を始めとするアンケートを自由に作成できます。
アンケートの回収ルートや記名の有無なども、自由に設定可能です。さらに、アンケートで収集した情報は、グラフ等で可視化したり、クロス分析に活用したりできます。
ここでは、導入前に知っておきたい、タレントマネジメントシステムのメリットとデメリットについてご紹介します。
タレントマネジメントシステムのメリットとは、以下などです。
データベースの分析機能・検索機能を使用すれば、適材適所の人材を発掘できます。また、目標管理機能を用いると、人材育成や従業員のモチベーションアップが可能です。さらに、人事評価機能を併用すれば、人材を正しく評価できるため、人材配置に役立ちます。加えて、アンケート機能の併用は離職予防にも役立つでしょう。
タレントマネジメントシステムのデメリットとは、以下などです。
タレントマネジメントシステムの運用には、導入目的に即したデータ収集が必要なため、データ収集のための手間や時間がかかります。また、システムを人材配置や評価の検討などに活用する場合には、データを最新の状態に更新しなければ、正しい判断が難しいでしょう。
システムが多機能であるほどコストがかかるため、使用しないシステムがある場合は無駄なコストがかかる点もデメリットです。システム運用のために従来制度の見直しが必要になるケースでは、手間や時間がかかります。
加えて、従業員の理解を得ずに導入したい場合、データが集まらなかったり、利用者が少なかったり、円滑な運用や活用に支障をきたすケースも少なくありません。
価格を優先してシステム選定を行う場合は、必要な機能のみを選択して最安値水準の価格からスモールスタートできる商品を選ぶと良いでしょう。
機能を優先してシステム選定を行う場合は、導入目的達成のために必要な機能や問題解決に役立つ機能を備えたシステムを選びましょう。機能が多いほどコストが高くなるため、必要な機能を事前検討しておくのもおすすめです。
使いやすさを優先してシステム選定する場合は、以下などのシステムがおすすめです。
また、自社が希望するサポート体制を備えたシステムを選ぶのも良いでしょう。
セキュリティを優先してシステム選定を行う場合は、自社のセキュリティレベルに即した、セキュリティを確保できるシステムを選びましょう。暗号化・脆弱性診断・データベース多重化など、多くのシステムがHP上でセキュリティ対策について公開しています。
各社のサポート体制は様々なので、サポートを優先してシステム選定する場合は、各社のシステム導入前後のサポート内容を比較検討して選びましょう。
また、システムを初導入する場合は、専任サポートのあるシステムもおすすめです。例えば、開始から数カ月間のサポート付きや、定期的なミーティングで運用支援を実施するオンボード（併走型）サポート付きのシステムなども良いでしょう。
タレントマネジメントシステムを利用すると、従業員の様々な情報をデータ化して一元管理できます。また、人材の発掘や人材配置に活用可能で、透明性の高い評価を実現できるシステムです。もちろんデメリットもありますが、多くのメリットを備えているタレントマネジメントシステムの導入をぜひ検討してください。
